In meiner  Tätigkeit als Online Assistentin ist das Telefon mein täglicher Begleiter. Hierbei mag ich vor allem die Kontakte mit vielen unterschiedlichen Menschen und Charakteren und dass ich nicht "nur" die Arbeit am Computer habe, sondern auch noch Kontakt zu anderen menschlichen Wesen da draußen pflege ;-)

Aber auch beim Telefonieren gibt es so einiges zu beachten, um das Gespräch so angenehm und erfolgreich wie möglich zu gestalten.

Hier findest du 10 wichtige Tipps, die du beim Telefonieren beachten solltest.

1. "Zeige" dein schönstes Lächeln während des Telefongespräches

Ja, du hast richtig gelesen. Lächele am Telefon. Du denkst jetzt vielleicht, wieso sollte ich am Telefon lächeln, mein Gegenüber sieht mich doch sowieso nicht. Ja, da hast du Recht, dein Gegenüber sieht dich zwar nicht, aber er hört dich und er hört auch dein freundliches lächeln.

Durch dieses Lächeln hört sich deine Stimme gleich noch freundlicher an und macht  einen guten Eindruck bei deinem Gesprächspartner, ich spreche da aus Erfahrung :-)

2. Achte auf d(eine) deutliche Aussprache

Eine deutliche Aussprache macht es dir und vor allem deinem Gesprächspartner um einiges leichter. Vielleicht lehnst du dich ja gerne beim Telefonieren auf deinem Bürostuhl zurück, dadurch klingt deine Stimme  voller und auch tiefer.

Oder aber vielleicht guckst du dich beim Gespräch auch gerne selbst an und beobachtest, wie sich das auf dein Gespräch auswirkt. Stell dir einfach einen Spiegel auf und probiere es aus. Du wirst merken, dass du jetzt noch freundlicher auf dein Gegenüber wirkst und du dich selbst gleich noch besser fühlst, solange du dich natürlich generell gerne im Spiegel siehst. P.S. Es funktioniert wirklich ;-)

3. Sprich mit deinen Händen und Armen

Also ich muss ja gestehen, dass mir das als Mensch griechischer Abstammung nicht besonders schwerfällt das wilde herumgestikulieren!

Auch hier sieht dich dein Gesprächspartner ja nicht, was in diesem Fall nicht unbedingt schlimm ist. Aber dein wildes Gestikulieren während des Telefongespräches hat den Vorteil, dass deine Sprache dadurch natürlicher und viel dynamischer wirkt. 

4. Hol nicht zu weit aus

Du solltest in deinen Telefongesprächen möglichst kurze Sätze bilden, damit dir dein Gesprächspartner dir gut folgen kann und nicht zu viel nachfragen muss. Hier muss ich allerdings beichten, dass ich mich da schon extrem zügeln muss, da ich es liebe viel zu reden ;-) und wenn man dann noch sympathische Gesprächspartner hat, dann macht das ganze umso mehr Spaß! Nur sollte man halt keine Romane erzählen… ne Kathrin!?

5. Schenke deinem Gesprächspartner viel Aufmerksamkeit und passe dich im Gesprächsverlauf an

Am besten hörst du deinem Gesprächspartner ganz aufmerksam zu und passt dich auch an die Sprechgeschwindigkeit an. Wenn eher etwas langsamer gesprochen wird, dann sprich auch du langsamer. Wenn etwas schneller gesprochen wird, dann mach auch du das so, wenn du dich damit wohl fühlst.  

6. Baue Vertrauen und Sicherheit bei deinem Gesprächspartner auf

Dadurch, dass du dich  auf dein Gegenüber einstellst schaffst du eine gemeinsame und identische Gesprächsebene.

Außerdem erzeugst du dadurch auch Vertrauen und Sicherheit dir gegenüber. Ganz wichtig auch hierbei zu betonen ist, dass dich dein Gesprächspartner genau  wegen dieser Handlungen sympathisch finden wird. Du machst ihn durch dein Handeln noch einmal auf die Wichtigkeit des Gespräches aufmerksam.

7. Benutze wenn möglich ein Head-Set

Ein Headset zu benutzen, hat zum einen den Vorteil, dass es einfach viel mehr Spaß macht, du dich freier in deiner Bewegung fühlst und so auch mal schnell nebenbei etwas suchen kannst, bzw. die wichtigsten Informationen des Gespräches aufschreiben kannst, egal ob per Hand oder per Computertatstatur. Außerdem  wirst du von deinem Gegenüber viel besser verstanden, da du direkt ins Mikro sprichst.

8. Wenn gar nichts mehr geht, dann buchstabiere doch einfach

Du kannst durchaus Wörter buchstabieren, wenn dein Gegenüber dich nicht richtig versteht. Ich kenne das nur zu gut, wenn es um meinen griechischen Nachnamen ;-) geht. Den buchstabiere ich fast täglich, mache ich aber auch gerne und biete es meist von selbst schon an. Hier benutze ich dann das Buchstabieralphabet. 

9. Notiere dir so viel wie möglich während eines Telefongespräches

Schreib dir während eines Gespräches immer die wichtigsten Informationen auf, die dir dein Gegenüber gibt. Schreib dir auch unbedingt die Fragen auf, die dir während des Gespräches einfallen, sodass du hier nichts Wichtiges vergisst   und auch nicht unnötig nachfragen oder nochmal anrufen musst.

10. Lass deinen Gesprächspartner ausreden

Ich weiß genau was du jetzt denkst. Was ist, wenn es mir was auf der Zunge liegt und ich gerade etwas unbedingt loswerden will und mein Gegenüber spricht und spricht und spricht?

Auch mir fällt es nicht immer leicht so zu reagieren, wie ich dir jetzt sage. Aber halte ich mich nicht an das Aussprechenlassen, kann es passieren, dass das Gespräch in ein völliges Durcheinander gerät und der eine  den anderen nicht mehr versteht, weil im schlimmsten Fall beide gleichzeitig sprechen, alles schon erlebt :-(

Daher kann ich dir diesen Punkt auch nur wärmstens ans Herz legen. Das Gespräch wirkt dann professionell und du bringst deinem Gegenüber auch  großen Respekt entgegen.

Du siehst, auch ich lerne immer noch dazu, denn zum Lernen ist man ja bekanntlich nie zu alt :-)

Wenn du die aufgezählten Tipps zum Telefonieren weitestgehend beachtest und auch umsetzt hast du die Möglichkeit ein erfolgreiches Gespräch mit vielleicht sogar einem positiven Abschluss zu führen.

Ich wünsche dir ganz viel Spaß beim Umsetzen und natürlich beim Telefonieren ;-)

Deine Kathrin